面接に関するメールへの返信の書き方や日程調整の仕方を解説

就活や転職などで、面接に関するメールを受け取り、返信をしなければならないことがあります。このようなときにも、注意すべき点はあります。今回は、返信メールを受け取った面接担当者が、好印象を持ってくれるように返信するには、どのようにするのかについて説明します。

面接に関するメールへの返信の書き方や日程調整の仕方を解説のイメージ

目次

  1. 1面接に関するメールへの返信の書き方
  2. 2面接に関するメール返信の際の件名
  3. 3面接に関するメールへの返信例文
  4. 4面接に関するメールでの日程調整の仕方
  5. 5メール返信時での減点ポイント
  6. 6面接に関するメールへの返信マナー
  7. 7スマートに返信して面接に備えましょう

面接に関するメールへの返信の書き方

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就活や転職などの面接に関するメールへの返信メールの書き方についてまとめてみました。

返信メールの文面は次の順番で書きます。
【宛名→挨拶→用件→締めの挨拶→日付および署名】

次項から、就活や転職などの面接の返信メールに必要な各項目について、順番に説明します。

宛名について

就活や転職などの面接案内のメールを受信し、それへの返信メールをする際には、宛名の書き方は「担当者氏名+様」で良いです。

ちなみに、こちらから面接に関するメールを送信する場合には、書き方は正式社名を書き、(「○○株式会社」とか「○○有限会社」等)その後に、「(面接関係)担当者氏名+様」とします。

(面接関係)担当者氏名が不明の場合のメールの宛名の書き方は、「(面接関係および)採用ご担当者様」とします。

挨拶について

就活や転職などの面接案内メールにメールを返信する場合の挨拶の書き方は、「お世話になります。面接のご案内のメールをいただいた、○○です。」とします。

2回目の返信メールからの書き方は、「お世話になっております。」とします。また、名乗る際に、「○○大学の○○です。」と、自分の素性について情報をプラスして、(面接関係)担当者が思い出しやすくすることもプラスになります。

用件について

就活や転職などの場合、相手の(面接関係および)採用担当者は毎日数多くのメールを見ています。できるだけ、簡潔にこちらの伝えたいことを書きましょう。また、誠実に謙虚にメールを作成することを心がけましょう。

なお、相手からメールで質問があり、それに対する回答メールを求められているのでしたら、まずはそれについて書きましょう。箇条書きにしたほうが、簡潔に書ける場合は箇条書きにします。

とにかく、忙しい(面接関係および)採用担当者が、メールをすぐに読めるように、できるだけ簡潔に書くことを心がけましょう。

締めの挨拶について

就活や転職などの面接に関して、(面接関係および)採用担当者が時間をさいてくれて、自分にメールを送信してくれたことへのお礼と感謝の気持ちを表して、締めの挨拶とします。

書き方の例としては、「ご多用中恐縮ですが、宜しくお願いいたします。」「ご多忙のところ恐れ入りますが、宜しくお願い申し上げます。」というように書きます。

日付および署名について

就活や転職の場合のメールの書き方については、次の項目となります。

①メール送信日
②氏名 (わかりにくい文字の場合は、よみかたも書いておきます。)
③郵便番号+自宅住所

④日中連絡を取りやすい電話番号(自宅電話番号あるいは携帯電話番号。)
⑤メールアドレス(転職の場合は、現在の会社のメールアドレスは避けましょう。)

企業の採用担当者が、改めて(メールあるいはそれ以外の方法で)連絡をとる際にやりやすいように、情報を記載しておきます。なお、履歴書にかかれている情報と一致させると、混乱が起きなくて良いでしょう。

面接に関するメール返信の際の件名

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就活や転職などの面接に関するメールを受信し、それに返信メールをする場合の件名の書き方をどうしたら良いかについて説明します。

件名をどのようにしたらよいか

就活や転職などで送られてきたメールの件名が、「A様 次回面接日程について」だとします。これにメールを返信すると、「Re:A様 次回面接日程について」となります。

気をつかったつもりで、「Re:面接日程ご連絡ありがとうございます」あるいは「面接日程ご連絡ありがとうございます」と書き換えるのはいけません。

正解は、「Re:A様 次回面接日程について」とすることです。その理由は、このようにしてメールを返信すれば、受け取った(面接関係および)採用担当者が整理しやすいからです。返信メールを受け取った時に、誰に対する、どのような案件だったのかが、メールの件名を見て一目瞭然だからです。

何度もやりとりがあった場合

メールの件名が「A様 次回面接日程について」の返信をすると、「Re:A様 次回面接日程について」となります。さらにこれに相手が返信した場合は、件名は「Re:A様 次回面接日程について」となり、これが数度繰り返されると、冒頭の「Re:」の部分がだんだん長くなってきます。

メールの件名が「Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:Re:A様 次回面接日程について」 という具合にとても長くなってしまうと、実は大変な問題が生じます。

それは、採用担当者のパソコン画面上に、「A様 次回面接日程について」の部分が入りきれなくなってしまい、画面にはひたすら「Re:Re:Re:Re:」しか表示されないことです。これでは面接のメールなのか何のメールなのかわからなくなってしまいます。

これを避けるためには、たとえば上の例でいえば、「Re15:A様 次回面接日程について」のようにしてしまうことです。このようにすれば、何回やり取りをしたのかがすぐわかりますし、「A様」以下の部分がパソコン画面内に留まって表示されます。

面接に関するメールへの返信例文

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では、面接のメールと、それに対する返信メールについて例文を示します。

面接のメール(企業から)

あなたに、企業から就活や転職の面接日程についてメールが届きました。
 

件名:A様 面接日程について

この度は、弊社の採用面接に応募いただき、ありがとうございます。A様は書類選考を通過されましたので、面接に参加していただきます。 

面接の日程・時間は次の中から選んで、回答をお願いします。

○○月○○日 (○曜日) ○○:○○~
○○月○○日 (○曜日) ○○:○○~
○○月○○日 (○曜日) ○○:○○~

場所:弊社5階 面接会場

======================
B株式会社 人事部 C (署名)              

面接のメールへの返信

上記の面接案内メールへ返信します。
 

件名:Re:A様 面接日程について

B株式会社 人事部 C様
お世話になります。○○大学○○学部のAと申します。早速ご連絡をいただき、お礼申し上げます。

是非、面接に参加させていただきたく存じます。つきましては、ご提示の日程・時間のうち、下記の日時にてお願い致します。

日時:○○月○○日(○曜日) ○○:○○~
場所:貴社5階 面接会場

ご多忙中、日程調整、ご連絡をいただきまして感謝しております。
面接当日は、よろしくお願いいたします。

○○月○○日(○曜日)
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
氏名:A
自宅住所:〒○○○-○○○○ ○○市○○区○○町 ○-○○-○○
電話番号:○○○-○○○○-○○○○
メールアドレス:abcdefg@○○○○

転職の場合には○○大学のところに、ことさらに現所属会社名を入れなくてもよいです。

面接に関するメールでの日程調整の仕方

企業からの面接日程候補日の中に、自分の都合の良い日がなかった場合の返信メールの例を示します。また、せっかく面接日程を決めたのに、あいにく別の(より高い志望先の企業の)面接が入ってしまった場合の、面接日程再調整依頼のメールの例を示します。

企業が提示した日以外を希望する場合

企業が提示してきた面接日時には自分の都合が悪いということは、よくあることです。このような場合には、誠意を持って丁寧にメールで申し出ましょう。
 

件名:Re:A様 面接日程について

B株式会社 人事部 C様
お世話になります。○○大学○○学部のAと申します。ご多忙中、面接の日程調整およびご連絡をいただきましてお礼を申し上げます。

是非面接に参加させていただきたいのですが、あいにく貴信にてご提示の日時のいずれも都合がつきません。つきましては、申し訳ございませんが、次の日時でなんとか再度、面接日程の調整をお願いできませんでしょうか。

○○月○○日(○曜日) 13:00~20:00は空いています。
○○月○○日(○曜日) 11:00~16:00は空いています。
○○月○○日(○曜日) 9:00~14:00は空いています。

お手数おかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。

○○月○○日(○曜日)
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
A (署名)

代替案の提示は、できるだけ複数にします。間違ってもピンポイント(○○月○○日の10:00~12:00などと選択の余地のない指定)で回答しないようにします。

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せっかく一度決めた面接日程ですが、思いがけず他の(より志望度合いの高い)企業の面接がバッティングしてしまった場合に、リスケジュールをするために返信するメールの例です。
 

件名:Re:Re:A様 面接日程について

B株式会社 人事部 C様
お世話になっております。○○大学○○学部のAです。先日は面接の日程調整をいただき、お礼を申し上げます。

実は大変申し訳ございませんが、実家に急用ができてしまい、お約束の○○月○○日(○曜日)の○○:○○からの面接に参加できなくなってしまいました。

たいへん恐縮ですが、代わりに次の日程のいずれかで再度面接をお願いできませんでしょうか。

○○月○○日(○曜日) 9:00~15:00
○○月○○日(○曜日) 13:00~20:00
○○月○○日(○曜日) 11:00~17:00

何度もお手をわずらわせてしまい、申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い致します。

○○月○○日 (○曜日)
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
A (署名)

面接日程を変更してもらうために、理由をきちんと述べましょう。ただし、他の企業の面接日程とバッティングしたからとは書けませんので、相手に納得してもらえるような理由を考えて書きます。

(上記のような個別事情以外にも、「諸般の事情によりまして」というフレーズを用いてもよいです。)

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メール返信時での減点ポイント

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面接に関するメールを返信する際に気をつけなければならない減点ポイントについて説明します。

減点ポイントについて

せっかく心をこめて面接の返信メールを書いたつもりでも、企業の(面接および)採用担当者から見ると、減点対象となるポイントがあります。これは、メールを書き上げた後で、もう一度注意深く読み返すことで防げることが多いです。

以下に各項目について説明します。

企業名・商品名・担当者名の間違い

これは、マナー違反でもあり、一発アウトとなる危険性がある重大ミスです。

志望先企業の正式名称、取り扱っている代表的な商品名、メールを送ってきてくれた(面接および)採用担当者の名前などについては、もし万が一間違うことがあれば、あなたの志望度合い・熱意の程度が疑われます。

一方、(面接および)採用担当者の名前を間違わないことを条件に、「○○様におかれましては、親身に対応いただき、心からお礼申し上げます。」といったようなお礼の言葉を入れるのはプラス要素になります。

致命的ミスを起こさないように、上記の項目については、何度も確認してからメールを返信しましょう。

敬語

面接メールに限らず、敬語が正しく使われていないと、マナー違反であり、減点になります。

(面接および)採用担当者はビジネスマンですので、日頃からビジネスマナーの中で生活しています。違和感のある言い回しはすぐに気付かれ、減点となってしまいます。

不安でしたら、メールを返信する前に敬語のマナーについて調べてから返信しましょう。下記に間違いやすい例を示します。
 

【誤】了解です。分かりました。 【正】かしこまりました。承知致しました。
【誤】御社(話し言葉ならよい) 【正】貴社(書き言葉の場合)
【誤】見ました 【正】拝見しました
【誤】とりあえず 【正】取り急ぎ
【誤】よろしかったでしょうか(バイト言葉) 【正】よろしいでしょうか

誤字・脱字

メールで誤字や脱字があると、読みにくいばかりか、あなたの熱意も疑われかねません。このようなことで、気難しい人ならずとも、マナー違反に感じる人は多いです。急いでいる時こそ、十分に見直しをしてからメールを返信しましょう。

改行が適切でない

内容的には問題がなく、また誤字や脱字がない完璧なメール内容でも、改行がなく文字が羅列している書き方だと、大変読みにくいです。

意味のまとまりで改行する等して、見た目にもすっきりさせるのがメール作成上のマナーです。

色文字・太字

強調したいことがある場合に、色文字や太字を使用することがあります。

しかしながら、ビジネス文書では、色文字は減点です。さらに、太字にするのも正式なビジネス文書にはふさわしくなく、マナー違反と考える人もいます。

上記の理由以外にも、メールを返信した場合に、相手のメールソフトやブラウザの設定によっては、正しく反映されず、文字化けしたり文字サイズがばらばらになってしまい、メールの文面が崩壊してしまうこともあります。これは、マナー以前の問題です。

できるだけシンプルに、わかりやすくメールを返信するようにしましょう。

キラキラアドレス

メールアドレスの@マークより前の部分に、自分の好きなシンガー、アイドル、スーパースター等の名前や、☆や♪や♩などの記号が入っているキラキラアドレスを使用すると、ビジネスにはそぐわない印象を与えます。

このようなメールアドレスを使用している人は、せめて就活用に別のメールアドレスを取りましょう。

面接に関するメールへの返信マナー

面接メールへの返信の際のマナーについて説明します。

返信マナー

返信する際のマナーとしては、前の項目で取り上げた、「読みやすく」書くこと、および「件名」を残して「Re:」をすることが大切ですが、それ以外に気をつけたいのは、返信はすみやかにということです。

通常、ビジネスメールは、午前中に1回、午後に1回チェックする人が多いです。採用担当者ともなれば、30分おきにチェックを入れているかも知れません。

したがって、面接関係のメールが届いたら、すぐに返信することが大切です。そのために、メールが届く前に返信内容はあらかじめ下書きをしておいてもよいでしょう。

さらに、受信から時間が経過していたら(半日以上が目安)、「返信が遅くなって申し訳ございません」とお詫びの言葉を入れます。

メール返信のタイムリミットは、だいたい24時間と心得ましょう。

送信時間にも注意

返信する時間は、採用担当者の勤務時間内にします。通常は午前9時ころから午後5~7時くらいが目安です。
できれば午前中に返信するほうがよいという意見もあります。

一方、昼間忙しいために、返信しようと思ったら午前2時頃になってしまうという場合には、返信を思いとどまったほうがよいです。生活が不規則なのではないかと疑われる恐れがあるからです。

どうしても翌日の昼間に返信することができない場合は、タイマーでメール発信する等の工夫が必要です。

お礼はきちんと

採用担当者からのメールがすぐ届いた場合や、相手が提示した日程が自分の都合と合わなかった場合に、相手に迷惑をかけた時には、お詫びとお礼を即座に返信するべきです。

特に、お礼は十分に行いましょう。採用担当者も仕事でやっているのですが、採用の時期はかなり体力的にも精神的にもきつい状態です。すこしのことでもお礼を言われれば、心が和みます。

マナーとして当然の場合のお礼以上に、気を遣ったお礼は、相手の心に響きます。プラスワンのお礼が合否を分けるかも知れません。

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提出する書類やメールで好印象を与えることができれば、一歩リードです。一方、悪印象を与えてしまったら、スタート時点で負債を抱えているのといっしょになってしまいます。面接本番で大逆転しなければならないと思えば、いらぬ緊張を強いられます。

面接の返信メールをスマートにこなして、本番の面接に向けて力強く前進してください。

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この記事のライター
hs707
古典文学からミステリ、SF、哲学、科学、ノンフィクションまで、様々なジャンルの読書が好きです。趣味は山登りと合気道です。

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