お礼状【ハガキ】の書き方や例文を個人や会社の場面で解説

お礼状はビジネスにおける基本的なマナーの一つです。今回はハガキでお礼状を出すときの基本的な書き方を、例文もまじえて解説します。ハガキの場合は、封書とは異なる注意点もあります。ちょっとしたコツで、その印象はずいぶん変わってくるのです。

お礼状【ハガキ】の書き方や例文を個人や会社の場面で解説のイメージ

目次

  1. 1お礼状【ハガキ】の基本【縦書き】
  2. 2お礼状【ハガキ】の書き方
  3. 3お礼状【ハガキ】の宛名
  4. 4お礼状の例文【個人へ送る場合】
  5. 5お礼状の例文【会社へ送る場合】
  6. 6お礼状【ハガキ】のマナー
  7. 7お礼状は基本的なマナーを守る

お礼状【ハガキ】の基本【縦書き】

プライベートにおける個人宛やビジネスシーンでの会社宛など、お礼状の出番は日常的にあります。プラベートな個人宛の場合だと、お中元、お歳暮、お土産などの頂き物に対するお礼が最も多いのではないでしょうか。結婚式や葬儀などのイベントに参加頂いたお礼もあります。

ビジネスシーンの会社宛では、営業先に対するものが中心になります。成約のお礼は勿論ですが、訪問対応のお礼や出張先でお世話になったお礼などもあります。

お礼状というと、とかく堅苦しく考えがちですが、お礼状は、感謝の気持ちを形で表すものです。個人や会社間の人間関係をスムースにしたいのであれば、気持ちを形にしなくては相手に伝わらないことを理解しましょう。

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手紙とハガキ どちらを選ぶべきか

お礼状は手紙を封書にして出す場合とハガキで出す場合があります。いざとなると結構迷いますが、手紙とハガキの特徴を良く理解した上で選びましょう。

<手紙の特徴>

・たくさんの内容が書ける。
・丁寧さが伝わる。
・開封しないと中身が見えない(秘匿性)。

<ハガキの特徴>
・簡単で、気安さが伝わる。
・取り急ぎ感が伝わる。
・写真やイラストが使える。

手紙とハガキ 基本的な選び方

お礼状を手紙にするかハガキにするかは、具体的にどのようなケースで、誰に出すかによって選ぶことになります。以下にケース毎に目安をまとめましたので、選択の参考にしてください。
 

  目上の人
取引先
親しい人
お中元、お歳暮のお礼 ハガキ ハガキ
お祝いのお礼 手紙 ハガキ
お世話になったお礼 手紙 手紙
お見舞いのお礼 お礼の品+手紙 お礼の品+手紙
会葬のお礼 カード+封書 カード+封書
災害見舞いのお礼 ハガキ ハガキ

お礼状【ハガキ】の書き方

お礼状は基本的にあらたまって出すものですから、目上の人や会社の取引先は勿論ですが、親しい間柄の人に対しても、できるだけ失礼のないように形式を踏襲(とうしゅう)し、縦書きが基本です。

基本的な書き方としては、拝啓などの頭語と敬具などの結語をセットで使います。頭語の後には通常時候の挨拶を続けますが、スペースの関係やタイミングの関係で省略する場合もあります。

時候の挨拶の後に本文を書き、スペースが許せば相手の健康や活躍を気遣う末文を続けます。

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頭語と結語

ハガキであっても、お礼状の場合は基本的に頭語と結語をセットで用います。頭語は「拝啓」や「前略」などの冒頭に書く挨拶です。スペースを空けず頭から書き出します。結語は「敬具」、「敬白」などで頭語との組み合わせが決まっています。

ただし、非常に親しい間柄の友人宛などの場合は、頭語、結語を省略することもあります。

以下によく用いられる頭語と結語の書き方を例示しますので、参考にしてください。
 

頭語 結語
拝啓 敬具
拝呈 拝具
一筆啓上 敬具
謹啓 謹言
謹啓 敬白
謹んで申し上げます かしこ

「謹んで申し上げます」と「かしこ」のセットは女性が使います。

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時候の挨拶

時候の挨拶(季節の挨拶)は、四季折々の風物がある日本ならではの形式です。ハガキに季節感を出すとともに、寒暖の変化に伴って相手の体の状態を気遣う気持ちを表す意味もあります。

以下に季節毎の代表的な時候の挨拶の書き方を例示します。

なお、春は四~六月、夏は七~九月、秋は十~十二月、冬は一~三月を指します。
 

・春もたけなわの頃となりました。
・桜の花の便りが聞かれる頃となりました。
・風薫る季節となりました。
・新緑の候
・あじさいの花が美しく映える季節となりました。
・清流に鮎が踊る季節となりました。
・盛夏の候
・連日厳しい暑さが続いています。
・残暑お見舞い申し上げます。
・土用明けの暑さひとしおの候
・灯火親しむ頃となりました。
・初秋の候
・菊の花が薫る季節となりました。
・天高く馬肥ゆる季節となりました。
・朝晩めっきり寒くなってきました。
・晩秋の候
・今年も押し詰まって参りました。
・師走に入り寒さも本格的になって参りました。
・厳寒の候
・新年早々ではございますが
・余寒厳しい毎日が続いています。
・立春を過ぎ本格的な春の訪れが待たれる頃となりました。
・啓蟄を過ぎ小川の水もぬるんで参りました。
・早春の候

お礼状【ハガキ】の宛名

お礼状の宛名の書き方は、年賀状などと同様に基本的なハガキの宛名書きのルールを守ります。

プライベートな個人宛の場合とビジネス関係で会社や担当者に出す場合とで宛名書きのポイントが違いますので、気を付けましょう。

プライベートの場合の宛名

プライベートで個人的なお礼状を出す場合の宛名には、個人宛、夫妻宛、ご家族宛があります。どの場合も基本的には宛名の後ろに「様」を付けます。

「様」をまとめて一つしか書かない書き方は失礼な宛名書きになりますので、気を付けましょう。
 

個人 松山 一朗 様
夫婦 松山 一朗 様
    奥 様
ご家族 松山 一朗 様
  ご家族 様

便宜上横書きにしていますが、通常お礼状は縦書きにします。

ビジネス関係の場合の宛名書き

会社宛の宛名書きは、「御中」を付けます。「株式会社」などは可能な限り省略しないで書きますが、スペースの関係でどうしても難しい場合は、「(株)」のような書き方をします。

担当部署宛の宛名も、「御中」とします。会社名と一行に収まらない場合は部署名の前で改行します。

肩書きのある個人宛ての宛名の書き方は、会社名、部署名の後に改行して、役職、氏名、「様」と続けます。氏名、役職、「様(殿)」とするのは、宛名書きとして誤りですので気を付けましょう。
 

株式会社 松山製作所 御中
株式会社 松山工業 営業部 御中
株式会社 松山商事 開発部
開発第一課長 愛媛 一朗 様 

便宜上横書きにしていますが、通常お礼状は縦書きにします。

学校関係の場合の宛名書き

学校関係の場合の宛名書きは、基本的に先生個人宛にします。

校長や学長などの肩書きがある先生宛の宛名の書き方は、学校名の後に改行して、役職、氏名、「様」とします。

一般の先生宛の場合の宛名書き方は、学校名、クラス名の後に改行して、氏名、「先生」と続けます。「様」とせずに、「先生」とする部分が大事なポイントになります。
 

愛媛県立 松山中学校
校長 愛松 一朗 様
愛媛県立 松山高校A組
愛松 一朗 先生

便宜上横書きにしていますが、通常お礼状は縦書きにします。

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お礼状の例文【個人へ送る場合】

プライベートで個人宛にお礼状を送るシーンは、人生の節目節目で必ず発生します。

以下に、シチュエーション毎の例文を示しますので、参考にしてください。内容に少し手を加えれば応用できますので、テンプレートとして使えます。

結婚祝いを頂いたお礼ハガキの例文

<例文>

桜の便りが聞かれる季節となりました。

この度は素敵なプレゼント大変ありがとうございました。
家内もデザインがお気に入りです。早速二人で毎日使わせて頂いています。

新居もようやく片付き、大分落ち着いてきました。
お時間があるとき、奥様と一緒に是非遊びに来てください。

                          まずはお礼まで

非常に親しい間柄の友人宛のお礼状の例文です。
頭語と結語を敢えて省略しています。

便宜上横書きにしていますが、通常お礼状は縦書きにします。

出産祝いを頂いたお礼ハガキの例文

<例文>

拝啓 風薫る季節となりました。

先日はお心遣いを頂きありがとうございました。主人ともども大変恐縮しております。早速ベビーベッドを購入させて頂きました。

我々二人若葉マークのパパとママですが、家族三人で健康に過ごさせて頂いております。お盆にはそろって里帰りする予定にしております。宜しかったら、息子の顔を見てやってください。

取り急ぎ、一言お礼を申し上げたく筆をとりました。この度は本当にありがとうございました。

                                     敬具

お礼を頂いたら、間をおかずお礼状を出しましょう。現金でお祝いを頂いた場合は、何に使ったかさりげなく伝えると好感が持てます。

ハガキの特徴を活かして、子供の写真などを盛り込んだ形にしてもよいでしょう。

便宜上横書きにしていますが、通常お礼状は縦書きにします。

一般的なお礼ハガキの例文

<例文>

拝啓 早秋の候 ○○様におかれましては、お健やかにお過ごしのことと存じます。

この度は過分なお心遣いを頂き、誠にありがとうございます。ご厚意誠にありがたく、心より御礼申し上げます。

今後も変わらぬご支援・ご鞭撻(べんたつ)を賜りたく、よろしくお願い申し上げます。略儀ながら取り敢えず書中にて御礼申し上げます。ありがとうございました。
                                敬具

非常に一般的なお礼状の例文になっていますので、テンプレートとして活用できます。シチュエーションに応じて手を加えてご活用ください。

便宜上横書きにしていますが、通常お礼状は縦書きにします。

お礼状の例文【会社へ送る場合】

ビジネスシーンで取引先などにお礼状を出すことは日常的にあります。

ポイントは気配りです。出すタイミングや表現に気を付けましょう。ハガキ一つで印象を台無しにしてはいけません。簡潔かつ丁寧を心がけます。

相手が気持ちよく受け取れるように、出来るだけ様式を踏襲(とうしゅう)するように心がけましょう。

営業先へのお礼ハガキの例文

<例文>

拝啓 先日はお忙しい中お時間を頂戴し、誠にありがとうございました。

お陰様で我が社の取り組みや新製品に対してご理解を頂くとともに、私なりに貴社の現状や新事業に向けたお考えをつかむことができました。

次回お伺いさせて頂く際には、貴社のお役に立てるご提案をさせて頂きたいと考えております。

まずはお礼申し上げたく、一筆書かせて頂きました。どうか今後ともご指導のほどよろしくお願い申し上げます。ありがとうございました。

                              敬具
 

会ったばかりで、取り急ぎ感を出すため時候の挨拶は省略しています。
便宜上横書きにしていますが、通常お礼状は縦書きにします。

出張や視察のお礼ハガキの例文

<例文>

拝啓 この度はご多忙にもかかわらずご対応頂き、誠にありがとうございました。スタッフの方々にも大変親切にして頂き、御礼の言葉もありません。

拝見させて頂いた貴社の設備や技術力の高さには感服いたしました。

今後ともご指導・ご鞭撻(べんたつ)のほどよろしくお願い申し上げます。

まずは略儀ながら書中にて御礼申し上げます。本当にありがとうございました。

                                 敬具

会ったばかりで、取り急ぎ感をだすため、時候の挨拶は省略しています。
便宜上横書きにしていますが、通常お礼状は縦書きにします。

来店した顧客へのお礼ハガキの例文

<例文>

拝啓 先日はお忙しい中ご来店頂き誠にありがとうございました。

おかげさまで、店内展示会も盛況の内に終えることが出来ました。どうか今後とも変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。

またのご来店を心からお待ちしております。ありがとうございました。

                                     敬具

会ったばかりで、取り急ぎ感を出すため、時候の挨拶は省略しています。
便宜上横書きにしていますが、通常お礼状は縦書きにします。

お礼状【ハガキ】のマナー

これまで解説した以外にも、押さえておきたいお礼状のマナーが幾つかあります。

どれも難しいものではなく要は心がけの問題です。

出すタイミングを考える

お礼状はできるだけ早く出すのが原則です。相手への感謝の気持ちをお礼状という形にするわけですから、早いに越したことはありません。

特に何か頂き物をした際には、確かに届いたということを相手に伝えるためにも、時間をおかずお礼状を出しましょう。

ただし、お見舞いに対するお礼などは、ある程度落ち着いてから出すのがマナーとされています。

基本的な様式を守る

お礼状はどちらかといえば社交的な意味合いがあります。したがって、あまり気安さをださず、ハガキの基本的な書式を守ったほうが無難です。

縦書きにし、頭語、時候の挨拶、主文、末文、結語の構成を常に意識します。ただし、状況によっては、頭語・結語や時候の挨拶は省略します。

主文は簡潔かつ丁寧が基本です。感謝の気持ちが伝わるような表現に気を付けましょう。

ボールペンは避ける

お礼状という文書の性格上、ボールペンはふさわしくありません。軽い印象を与えてしまいます。
できれば、万年筆や毛筆、インクペンで書くと丁寧に対応している印象が出ます。

また、間違った際は修正テープや修正ペンを使うのは止め、面倒でも始めから書き直しましょう。
要は気持ちの問題です。

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お礼状は基本的なマナーを守る

お礼状の場合、あまり難しく考えないで基本的なマナーを守ることを第一に考えましょう。

受け取る相手が気持ちよく受け止めてくれればそれで良いのです。あまり文章に凝ったり、持って回った表現は、かえって気持ちが伝わりません。

ハガキで出すのですから、取り急ぎ感が重要です。タイミングを失しないよう、内容も簡潔かつ丁寧を心がけましょう。

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土居

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