来社後のお礼メール|訪問/来訪後の基本的なマナーや例文を紹介

ビジネスでは自分が相手の会社に来社したり、逆に相手を自分の会社に来訪してもらったりすることがあります。わざわざご足労をいただくため、打ち合わせ後にはそのことに対するお礼メールを書くのがマナーです。今回はその来社後のお礼メールの書き方とマナーについて解説します。

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目次

  1. 1来社後のお礼メールの書き方【基本編】
  2. 2来社後のお礼メールの例文【訪問後編】
  3. 3来社後のお礼メールの例文【来訪後編】
  4. 4来社後のお礼メールへの返信【基本編/マナー】
  5. 5来社後のお礼メールのマナーは?
  6. 6お礼の気持ちを伝えることはビジネスパーソンの基本

来社後のお礼メールの書き方【基本編】

一言に「来社後のお礼メール」と言っても「自分が訪問する(相手の会社に来社する)」のか、「相手が来訪する(自分の会社に来てもらう)」のかでメールの内容は若干変わります。ですが、どちらもメールで伝えるべき内容は「相手へのお礼」です。

詳しい内容の違いは例文で解説するとして、ここでは訪問・来訪共通の「来社後のお礼メール」の書き方について解説します。いきなり具体的な内容を見るのもハードルが上がってしまうので、まずはメールで何を書けば良いのかを簡単に見ていきましょう。

来社後のお礼メールの書き方の基本

【来社後のお礼メールで書くこと】

挨拶
来社のお礼
今後の対応(打ち合わせのまとめや報告、検討結果など)
結びの挨拶

来社後のお礼メールもビジネスメールの一種です。必ず本文の頭と結びには「平素よりお世話になっております」と「今後もご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします」のような挨拶をするようにするのが礼儀です。本文の後には署名も入れるようにしましょう。

今後の対応については場合によって違ってくることが多いです。商談であれば検討の結果を後日連絡することもあるでしょうし、打ち合わせの内容をまとめ、それをメールに添付して送信することもあります。後で連絡する側であれば「また後日ご連絡します」、連絡してもらう側であれば「ご検討のほどお願い申し上げます」などと書くと良いでしょう。

来社後のお礼メールで書く内容

来社後のお礼メールで一番大切なのは「お礼」です。「お礼メールなんだから当たり前じゃないか」と思うでしょうが、実は意外と伝えきれずに「結局何のメールだったんだろう」と思われてしまうことがあります。一番伝えるべき内容は挨拶後、最初に切り出すべきです。

また、来社後のお礼メールでは「今後の対応」について説明しましたが、「またのご来社お待ちしております」のような宣伝や詳細な案内は控えるようにします。ここではお礼さえ伝えれば良いので、「またこのことで連絡しますね」くらいに留めましょう。ビジネスメールは「一つのメールにつき用件は一つまで」が原則です。

業務上どうしてもきちんと連絡しておきたいことがあるのであれば、来社後のお礼メールとはまた別にメールを立ち上げます。慣れていないと難しいですが、メールを送る前に内容が複数になっていないか、よくチェックしておきましょう。

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来社後のお礼メールの例文【訪問後編】

ここでは「自分が相手の会社を訪問した」場合の来社後のお礼メールの例文を見ていきます。お礼メールは訪問した側でも来てもらった側でも、どちらから送っても構いません。ネットでよく見かける例文は「来社してもらった側」が多いですが、こちらが「来社した側」であるなら、どのようなお礼メールを送れば良いのでしょうか。

訪問後の基本的なお礼メールの例文

【例文】

「本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。」
「本日は面会のお時間をいただき、誠にありがとうございました。有意義な時間を過ごすことができました。」

お礼メールは挨拶の後、まず初めに来社させてもらったことに対する感謝の気持ちを述べるようにしましょう。打ち合わせや商談など来社する用事は様々ある筈ですが、どんな用であれ相手は「忙しい中自分のために時間を割いてくれている」のです。そのことに対するお礼の言葉はしっかりと、かつストレートに伝えるのが礼儀です。

場面別訪問後のお礼メールの例文

【例文】

「今回の打ち合わせで、貴社のご意見を深く知ることが出来ました。弊社で今後のプロジェクトの見直しを検討したい所存です。」
「金子様から以前起こったサーバーダウンへの対処のお話は、とても興味深く参考になりました。」
「本日の面会で貴社のご対応についてお話を伺うことが出来、とても安心いたしました。」

お礼メールはあまりにも定形に沿ってしまうと、逆に感謝の気持ちが伝わりづらくなってしまいます。慇懃無礼に感じられてしまうこともあるため、来客として訪問中にした会話の話題を振り返るなど、オリジナルの文章を作るように意識しましょう。

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来社後のお礼メールの例文【来訪後編】

今度は、逆に相手に来社してもらった際に送る来社後のお礼メールの例文を見てみましょう。相手に「わざわざ自分の会社に来てもらう」、つまりご足労をかけてもらったことになります。新幹線や飛行機を使うなどして遠方からきてもらうことも当然ありうる話です。

そのことに対するお礼をするのは、ビジネスマナー以前に1人の人間としてとても大切なことです。相手が帰った後は必ず来社後のお礼メールを送るようにしましょう。

来訪後の基本的なお礼メールの例文

【例文】

「本日はお忙しい中、弊社までご足労いただき誠にありがとうございます。」
「本日はお忙しい中、遠方から弊社へお越しいただき、心より感謝申し上げます。」

相手は忙しい中わざわざ来てくれたのです。そこまでの道のりのことを思って丁寧にお礼を言いましょう。丁寧すぎるのもかえって無礼に思われますが、挨拶共々最低限のマナーは必ず尽くすようにするべきです。

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場面別訪問後のお礼メールの例文

【例文】

「打ち合わせで取り上げられた内容については、後日報告書を送らせていただきます。」
「ミーティングの資料を添付いたしましたのでご確認いただければ幸いです。」
「貴社の現状と業界の構造について、深く知ることが出来ました。」
「本日太田様からご提案頂いた内容に関しましては、弊社で慎重に検討し、
2月20日(水)までにはご回答の連絡を致します。」

相手に来社してもらった場合でも、お礼メールで書くべきことは同じです。会話であったことを振り返る他、打ち合わせの資料の送付や商談の結果について簡単に連絡しておきましょう。

本来ならお礼メールはお礼だけを伝えるのが一番良いですが、打ち合わせ後に「後でメールにて資料をすぐに送ります」とお約束していたのならここでレジュメや資料を添付しても構いません。そうでないなら来社後のお礼メールとは別のメールに添付しましょう。

来社後のお礼メールへの返信【基本編/マナー】

自分から来社後のお礼メールを書こうと思ったら、相手から先にお礼メールをもらうこともあるでしょう。こちらもお礼を言わなければなりませんから、当然このメールに返信する必要も出てきます。ですが、いざ返信するとなっても何を書けば良いのか分からなくなる人もいるのではないでしょうか。

自分もお礼を言いたい・言わなければならないのであれば、そのことを相手に伝えるべきです。書くべき内容はこれまでに解説したことで事足りますが、「相手が先に送ってくれた」ことに対してのお礼も付け加えたいところです。それでは、そのお礼はどう書くのが良いのでしょうか。

来社後のお礼メールの返信で書く内容

相手の方から来社後のお礼メールをもらって返信する場合も、書く内容そのものはそこまで変わりません。何よりもまずは、時間を頂いた事に対するお礼を述べることが大切です。また、相手から来社後のお礼メールをもらったことに対するお礼も併せて言いましょう。

また、「さっき会ったばかりな上に返信で挨拶はいるのだろうか…」と思う人もいるでしょう。ですが、ビジネスメールでは先ほど会ったばかりでも返信でも、必ず挨拶文を入れるのが暗黙の了解です。必ず返信メールでも「お世話になっております」くらいの挨拶文は入れるようにしましょう。

来社後のお礼メールの返信の例文

【例文】

「本来なら、弊社にお邪魔した私の方からお礼を申し上げるべきところを、飯村様より先に頂戴し、誠に恐縮です。」
「ご丁寧なメールをいただき、大変恐れ入ります。」

来社後のお礼メールの返信ならではの例文として、「先に来社後のお礼メールをいただいたことに対するお礼」の文を取り上げました。「恐縮です」や「恐れ入ります」は、「恐れ多い」という謙遜の意味の言葉ですが、間接的にお礼の言葉にもなります。来社に対するお礼を言った後は、この例文のような文章を入れると良いでしょう。

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来社後のお礼メールのマナーは?

ビジネスメールには様々なマナーがあります。それは来社後のお礼メールも例外ではありません。これを守らないと無礼だと思われて会社の信用を落としてしまう可能性があります。ビジネスは個人間とは比べ物にならないほどに大きな問題になりやすいため、細かいマナーでも必ず守るようにしましょう。

来社後のお礼メールのマナー一覧

【来社後のお礼メールのマナー】

来社後のお礼メールは、来社日中に送る
件名は簡潔で分かりやすく
メール本文はお礼と短く簡単な挨拶で留めておく
メール文は定形文になりすぎないようにする
来社のお礼以外の内容はあまり書かないようにする

来社後のお礼メールは、マナーそのものは他のビジネスメールとほぼ同じです。もし先に相手からお礼メールをもらったら、その返信も早く出すようにしましょう。返信の場合は件名も変えずに送る、履歴も残しておくのもマナーの一つです。

これまでの項目でも説明しましたが、本文の冒頭と結びの部分に挨拶文は必ず入れましょう。メールなので「お世話になっております」「よろしくお願いいたします」といった簡単なもので構いません。挨拶文を入れるのは礼儀というだけでなく、メール全体を引き締める役割も持っています。

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来社後のお礼メールで最も大切なのはスピード

いくつかマナーを挙げましたが、一番大切なのは「来社後のお礼メールは来社日の間に送る」ことです。ビジネスメールは何事も早く送り、早く返信することが求められますが、来社後のお礼メールは特にその意識が強いです。

感謝の気持ちを伝えられるかどうかは、文面だけでなくいつ送信するかも影響されてきます。あまりにも遅いと、「言葉ではお礼が書いてあるけれど、本当にそう思っているのかな?」と思われかねません。そうなる前に、お互いが早め早めを心がけるようにしましょう。

お礼の気持ちを伝えることはビジネスパーソンの基本

来社後のお礼メールの書き方について解説しました。日常でお礼を言うのは照れ臭くとも、ビジネスでははっきりと言う必要があります。何故なら、気持ちを伝えることによって会社間の信頼が保てるからです。

自分が相手の会社に来社することや、相手に来社してもらうことは業種による部分がありますが、相手にメールでお礼を伝えること自体はどの職業でも必ずあることです。業務内容と一緒に、相手に伝わるお礼のし方も身に着けるようにしましょう。

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この記事のライター
ふにょり
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