アポイントメールの書き方|依頼メールの文例や返信・件名等を紹介

ビジネスでは「アポイント」をする機会がたくさんあります。その際には「アポイントメール」を送ることで約束をすることが多いです。しかし、どうやってメールの文章を書けばいいのか悩んでしまう人もたくさんいます。そこで、「アポイントメール」の書き方について説明します。

アポイントメールの書き方|依頼メールの文例や返信・件名等を紹介のイメージ

目次

  1. 1アポイントの取り方
  2. 2アポイントメールの書き方
  3. 3アポイントメールの例文【挨拶・訪問・依頼・打ち合わせ】
  4. 4アポイント完了後のフォローの仕方
  5. 5アポイントメールへの返信の書き方
  6. 6「アポイント」の取り方には気をつけよう

アポイントの取り方

ビジネスでは、訪問をしたり、挨拶をしたりする際に「アポイント」を取ることが多いです。それでは、実際に「アポイント」の取り方にはどのような方法があるのでしょうか。「アポ」の取り方について説明します。

メールでアポを取る

メールでアポを取るメリット やり取りを残せる、相手の迷惑にならない

ビジネスで「アポ」を取る際にはメールが活用されることが多いです。それは、メールという「アポ」の取り方にはたくさんのメリットがあるからです。一番のメリットはやり取りを記録として残せる点です。

たとえば、挨拶や訪問の具体的な日時をメールであれば記録としてずっと残ります。いつでも確認することができるため、勘違いを防ぐことができるのです。これはビジネスでとても大切なことです。

また、メールであれば、相手の時間の都合を優先させることができます。相手が時間に余裕のあるときにメールをチェックできるからです。「アポ」の取り方としてメールは優れているのです。

電話でアポを取る

電話で「アポ」を取るメリット 相手に直接伝えられる、信頼してもらえる

すでにビジネスのやり取りのある相手の場合はメールでも問題ないです。しかし、初めて「アポ」を取る場合は電話のほうが良いというケースもあるのです。

電話であれば、実際に会話をすることができるため信頼してもらえます。また、「アポ」を取った場合には、その内容を確実に相手に伝えることができます。メールの場合は読まれないというケースがあるのです。

「アポ」の取り方はメールが用いられることが多いですが、電話にもメリットがあるのです。たとえば、初めて営業する相手には電話がおすすめです。営業では信頼が大切だからです。

メールと電話を併用するのがおすすめ

ビジネスにおける「アポ」の取り方は、電話とメールの2種類です。このうち、どちらの取り方が良いのかはケースバイケースです。基本的には、両方ともに併用することをおすすめします。

ただし、基本的な取り方としてはメールをおすすめします。記録を残せるという点が大きいからです。電話だと後でトラブルになるケースも存在するからです。

自分の場合に適した「アポ」の取り方を選んでください。「アポ」の取り方にこだわることで、ビジネスにも大きく影響します。

アポイントメールの書き方

実際にビジネスでは「アポイントメール」を用いて「アポ」を取るのが一般的です。その際には、「アポイントメール」の書き方が大切です。挨拶や訪問、営業などの「アポ」をメールで取る際の書き方について説明します。

件名や敬語、メールの内容など重要なポイントを意識してメールを作成しましょう。

件名で要件を伝える

「アポイントメール」に限らず、ビジネスメールにおいて件名はとても重要です。件名には要件を簡潔に書くようにしてください。そうすれば、「アポ」のメールであることを分かりやすく伝えることができます。

「件名」には、アポの目的をきちんと書いておきましょう。挨拶や訪問、営業など「アポ」の目的はさまざまです。件名を確認するだけで要件がすべて伝わるように内容を工夫しましょう。

また、件名には社名や氏名も記載しておくとよいです。ビジネスのメールは件名だけで判断されることが多いです。件名は自分で何度も読み直してください。

敬語に気をつける

訪問でも挨拶でも、あるいは営業でも「アポ」を取るのは相手の時間をもらう行為です。相手に依頼をするのであり、相手に迷惑をかけることになります。そのことを理解して、誠意のある依頼メールを出すことが大切です。

そこで、「アポイントメール」では敬語に気をつけることが重要です。それも正しい敬語にこだわりましょう。基本的な敬語の間違いがあるだけで、相手にとっては誠意がないと判断されてしまうかもしれないです。

言葉のちょっとした使い方に気をつけましょう。ビジネスでは常に正しい敬語を使いこなすことを心がけることで信頼してもらえて、「アポ」を取りやすくなります。

複数の日程を提示する

実際に挨拶や訪問、営業などをする日時を約束するのが「アポイントメール」の目的です。その際に、相手に都合の良い時間を聞くのではなく、こちらで最初から都合の良い時間をリストアップして提示することをおすすめします。

お互いに都合の良い日時でなければ「アポ」を取ることはできません。そこで、まずは自分達にとって都合の良い日時を伝えれば、その中で選んでもらえるかもしれないです。スムーズに「アポ」を取れるかもしれません。

基本的には3つぐらいの日程の候補を用意しておくことをおすすめします。また、候補については何月何日の何時何分と正確に書いてください。

アポイントメールの例文【挨拶・訪問・依頼・打ち合わせ】

実際に「アポイントメール」を作成するならば、参考になる例文があれば便利です。「アポイントメール」はさまざまな場面で送られるものです。それぞれの場面ごとにビジネスで役立つ例文を紹介します。

アポイントメールの例文【挨拶編】

例文

・「今年一年、お世話になりました。つきましては、ご挨拶に伺いたくお時間をいただけませんでしょうか?」
 
・「担当が替わりましたので、一度挨拶に伺いたく存じます」

たとえば、年末の挨拶をしたり、担当者が替わるために訪問したりする機会があります。そんなときには「アポイントメール」を出すのですが、このような例文を参考にしましょう。

また、アポイントのお願いはしっかりと敬語を用いて丁寧に行います。それが営業の成功に影響するかもしれないです。営業の取り方として敬語はとても大切です。

どうして挨拶をしたいのか、その目的をはっきりとさせ、挨拶をしたいという要件をきちんと伝えましょう。挨拶は社外の人に対して行うことが多いため、より丁寧さが求められるのです。

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アポイントメールの例文【訪問編】

例文

・「貴社をご訪問の上、サービスの内容について詳しく説明申し上げたく存じます」
 
・「サービスについて直接ご説明できればと考えており、ご訪問をお願いしたく存じます」
 
・「前任者の訪問以来期間があいているため、あらためてご訪問したくご連絡しました」

実際に相手の会社に訪問をしたい場面があります。たとえば、サービスの詳細について説明をするには、直接会ったほうが都合の良い場面は多いのです。そんなときに、訪問の「アポイントメール」を送るのです。

場合によっては表敬訪問のために「アポイント」を取ることもあります。今後の営業のためにもこまめに挨拶をすることは欠かせないのです。

アポイントメールの例文【依頼編】

例文

・「お見積りのご用意が整いましたので、直接お会いして説明したく存じます。つきましては、下記の日時でお伺いできますのでご都合のよろしい日時をご教示ください」
 
・「ご多忙のことと存じますが、挨拶も兼ねてサービスのご紹介をさせていただきたく存じます」
 

「アポイント」の依頼をするメールでは、都合のいい日時をあらかじめ準備して伝えておくと良いです。件名では依頼内容を詳しく記載しておきましょう。

特に用事があるわけではなくても、商談をしたくて「アポイント」を取りたいというケースはビジネスではたくさんあります。ビジネスチャンスを掴むためにも、積極的にこのようなメールを送るべきです。

たとえば、営業をするために直接会うことを依頼するのは、ビジネスのスタートとなります。その最初の段階であるメールは、営業成功の鍵を握ります。

アポイントメールの例文【打ち合わせ編】

例文

・「○○の件に関する打ち合わせをしたくご連絡いたしました」
 
・「今後の方向性を決める打ち合わせを実施いたしたく存じますが、ご都合のよろしいご日程をご教示いただければ幸いです」

ビジネスでは打ち合わせは頻繁に行われるものです。「アポイントメール」では、具体的に何の打ち合わせをしたいのかをきちんと記載しましょう。

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アポイント完了後のフォローの仕方

「アポイント」をした後のことをきちんと考えることは大切です。しっかりとフォローをすることで、その後のビジネスにも大きな影響を与えるからです。

営業や訪問などの依頼をして、「アポイント」完了後のフォローの仕方について説明します。

直前に電話・メールで確認する

確認のメールの例文 「明日のアポイントについてあらためてご連絡いたします。○月○日○時に貴社のお伺いいたします。当日は何卒よろしくお願いいたします」

たとえ、「アポイント」をしたとしても、相手がそのことを忘れていることがあるかもしれないです。万が一のことが起きるかもしれないため、念のため、前日に電話やメールで連絡をすることをおすすめします。

ただし、何度も確認の連絡をするのは迷惑になるかもしれません。基本的には前日にのみ確認のメールを送っておけば十分でしょう。電話で念押しすることで、相手が忘れてしまうリスクを避けられます。

特に依頼した相手が忙しい人の場合は、念のため確認をしておくことは大切です。

会ったあとにお礼のメール・電話をする

会ったあとのお礼メールの例文 「本日はお忙しい中お越しいただきありがとうございました」

ビジネスでは細かな部分でも配慮や気づかい、誠意を見せることが大切です。たとえば、打ち合わせでわざわざ社内にまで来てもらったならば、そのことのお礼メールをその日のうちに送っておくことをおすすめします。

また、次回のアクションにつながるような内容の文章も書いておきましょう。たとえば、打ち合わせで質問されたことについて、お礼メールで返答をすることもできます。

お礼メールの中で次のアポイントの日程候補を伝えるという方法もあります。そうすれば、何度もメールを送る手間を省くことができるため、迷惑をかけません。

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日程変更のメールの送り方

日程変更をメールで伝える例文 「緊急の事情により、明日お伺いすることが難しくなりました。誠に申し訳ありません。つきましては、以下のいずれかの日程のうち都合のいい日をご教示ください」

ビジネスでは不測の事態が起きることは珍しくありません。もし、日程を変更することになったならば、早急に伝えてください。場合によっては、キャンセルしなければいけないこともあります。

日程変更のメールでは、相手にしっかりと謝罪することが大切です。さらに、あらためて日程調整をする必要があるため、きちんと日程の候補を伝えておきましょう。

また、この場合はメールだけではなく電話でフォローを入れることも大切です。それが礼儀であり、心のこもった謝罪をしましょう。

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アポイントメールへの返信の書き方

「アポイントメール」を送ったならば、それに対する返信をしなければいけません。返信についても、相手への礼儀を尽くすためにマナーを守ることが求められます。

どのように返信を書けばいいのか、そのポイントを解説します。

返信でお礼を伝える

例文

・「ご連絡をいただき、ありがとうございます」

「アポイント」の依頼メールが送られたのであれば、それに対して返信でまずはお礼の文面を書きましょう。本来、「アポイント」の依頼メールの受け手がお礼を言う筋合いはないのですが、礼儀としてお礼をするべきです。

わざわざ「アポイント」の依頼のメールを連絡してくれたことに対してお礼を述べておくのです。たとえ、依頼をされた側であっても、礼儀を尽くすことは大切です。このことを意識して返信メールを作成しましょう。

また、返信の際には件名をそのままにしておきましょう。件名を変えてしまうと、何の要件のメールなのか分かりにくくなってしまいます。

提示された日時から一番都合のいいものを選ぶ

例文

・「○月○日○時に訪問可能でございます」

「アポイント」の依頼メールには、複数の日程の候補が記されていることが多いです。その中から都合のいい日時を選んで、それを返信メールにしっかりと書いておきましょう。

もし、提示された中に都合のいい日時がないならば、そのことをきちんと伝えてください。その際には、どの日時であれば都合がいいのかを書いておくと良いです。

何度もメールのやり取りをすることがないように、返信メールには必要なことをきちんと書いておいてください。

決定事項をまとめて返信メールで伝える

例文

・「下記の日程でご訪問させていただきます」

「アポイント」依頼メールを送り、その返信がきたならば、決定事項についてまとめて返信をしましょう。そこで、決定事項を分かりやすくまとめることで、相手に正確な日程を知ってもらうことができます。

訪問日時だけではなく、訪問目的や訪問者、訪問場所なども簡潔に分かりやすくまとめて記載しておきます。

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「アポイント」の取り方には気をつけよう

「アポイント」をする機会はビジネスでとてもたくさんあります。そのため、きちんとマナーを守り、礼儀を尽くした「アポイント」の取り方を知っておくことは大切です。

今後のビジネスにも影響を与えることになるため、「アポイント」の取り方のポイントを意識して、相手に失礼のないメールを書いてください。

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この記事のライター
林佑樹

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